Calendly-Alternative: Termine buchen ohne externen Dienst

Die meisten Websites geben Kundendaten das erste Mal nicht über den Newsletter aus der Hand, sondern über die Terminbuchung. Der Ablauf ist unauffällig: Jemand klickt auf „Termin vereinbaren", landet auf einer fremden Domain, trägt Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und oft noch ein kurzes Anliegen ein. Erst danach erscheint der Eintrag in deinem Kalender. Der Umweg fällt niemandem auf, weil er funktioniert. Er bedeutet aber, dass ein US-Anbieter jede Anfrage kennt, bevor du sie kennst, inklusive der Frage, wer wie oft mit dir sprechen will.

Der zweite Anlass ist banaler: der Preis. Solange du eine einzige Terminart und einen einzigen Kalender hast, reicht bei Calendly die freie Stufe. Sobald du Erstgespräch und Folgetermin trennen willst, einen zweiten Kalender anbindest oder eine Kollegin dazunimmst, wird pro Person und Monat abgerechnet. Dieser Beitrag sortiert die Alternativen und benennt bei jeder die Grenze.

Alle Preisangaben sind Nettopreise, Stand Anfang August 2026. Anbieter ändern ihre Tarife häufig – prüfe vor einer Entscheidung die aktuelle Preisseite.

Woran sich Calendly-Nutzer reiben

1. Die Daten machen einen Umweg

Bei jeder externen Buchungsseite entsteht ein Datensatz beim Anbieter, nicht bei dir. Bei Therapie, Beratung, Steuer oder Medizin ist schon das Anliegen im Freitextfeld heikel. Formal ist das über einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die passenden Einträge im Verarbeitungsverzeichnis abbildbar, aber es bleibt Arbeit, und es bleibt ein Drittland im Spiel. Wer sich mit dem verwandten Thema Einwilligungen ohnehin beschäftigt, findet die Grundlagen in unserem Beitrag zu Cookie-Consent und DSGVO.

2. Der Preis springt an der falschen Stelle

Terminbuchung wird selten schrittweise komplexer, sondern auf einen Schlag. Ein Studio nimmt eine zweite Behandlung ins Programm, eine Kanzlei stellt eine Kollegin ein, ein Coach trennt Kennenlerngespräch und Sitzung. Aus einem kostenlosen Zugang werden dann drei bezahlte, ohne dass sich das Buchungsvolumen geändert hat.

3. Das Buchungsformular gehört nicht zur Website

Externe Buchungsseiten haben ihr eigenes Layout, ihre eigene Sprache und ihre eigene Cookie-Logik. Der Besucher verlässt deine Seite in dem Moment, in dem er am ehesten kaufbereit ist. Einbetten geht, kostet aber einen weiteren Drittanbieter im Consent-Banner.

Die fünf Alternativen

Cal.com: die offene Variante

Cal.com ist das quelloffene Gegenstück zu Calendly und funktional der stärkste Kandidat im Feld: Terminarten, Rundenverteilung im Team, Puffer, Workflows, viele Integrationen. Du kannst es als Cloud-Dienst buchen oder selbst hosten. Genau hier liegt der Haken: Der Selbstbetrieb ist eine Node-Anwendung mit eigener Datenbank, nicht etwas, das du in WordPress installierst. Das heißt Server, Deployment, Updates und Monitoring. Wer diese Infrastruktur ohnehin betreibt, bekommt viel Werkzeug für wenig Geld. Wer sie nicht betreibt, tauscht eine monatliche Rechnung gegen ein Nebenprojekt. Nutzt du die Cloud-Variante, bist du wieder bei einem externen Dienst, nur bei einem offeneren.

TidyCal und SavvyCal: schlank und günstig

Diese Klasse von Werkzeugen greift den Preis an, nicht das Prinzip. TidyCal wird regelmäßig als Einmalzahlung angeboten, SavvyCal punktet mit einer Bedienung, bei der Gast und Gastgeber ihre Kalender übereinanderlegen können. Beide sind angenehm unaufgeregt und für Einzelpersonen mit überschaubaren Anforderungen völlig ausreichend. Was sie nicht lösen: Die Buchung läuft weiterhin über einen externen Anbieter, die Kontaktdaten liegen dort, und die Datenschutzdokumentation bleibt dieselbe Aufgabe wie bei Calendly. Du sparst Geld, nicht Papier.

Amelia und LatePoint: Buchung mit Personal und Ressourcen

Diese beiden WordPress-Plugins zielen auf Dienstleister mit Betrieb: Salons, Praxen, Werkstätten, Studios. Mitarbeiter mit eigenen Arbeitszeiten, Räume und Geräte als buchbare Ressourcen, Anzahlungen per Zahlungsanbieter, Gruppentermine. Die Buchung passiert im eigenen WordPress, die Daten bleiben in deiner Datenbank. Der Preis dafür sind Umfang und Lizenzkosten: Beide bringen umfangreiche eigene Datenstrukturen mit, die sich tief in die Installation legen, und beide werden über Jahres- oder Lifetime-Lizenzen bezahlt. Für einen Berater mit zwei Gesprächsformaten ist das deutlich zu viel Maschine. Für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern und drei Behandlungsräumen ist es genau richtig.

Simply Schedule Appointments: der schlanke WordPress-Weg

Simply Schedule Appointments ist der ruhige Gegenentwurf zu Amelia und LatePoint. Die freie Stufe deckt einfache Terminarten mit Verfügbarkeitsfenstern ab und ist in einer knappen halben Stunde eingerichtet. Der Einrichtungsassistent ist der beste im Feld. Alles, was darüber hinausgeht, steckt in den Bezahlstufen: mehrere Mitarbeiter, Zahlungen, Formular-Anbindungen, Kalender-Synchronisierung. Wenn du eine Buchung im eigenen WordPress brauchst und sonst nichts, ist das der kürzeste Weg dorthin.

Kurato: Termine als Teil des CRM

Offengelegt: Kurato ist unser eigenes Plugin. Es ist kein reines Buchungswerkzeug, sondern ein Marketing-CRM für WordPress. Kontakte mit Tags und Segmenten, eine Sales-Pipeline als Kanban-Board, Newsletter mit Double-Opt-in und die Terminbuchung liegen im selben System und in deiner eigenen WordPress-Datenbank. An hafenstudios fließen keine Daten. Der praktische Unterschied zeigt sich nach der Buchung: Wer einen Termin bucht, ist danach ein Kontakt mit Tag, den du in die Pipeline ziehen kannst, statt ein Eintrag in einem zweiten Werkzeug, den du irgendwann von Hand überträgst.

Die Free-Version kostet dauerhaft nichts und enthält unbegrenzte Kontakte, Tags und Listen, die Sales-Pipeline, den Newsletter mit Double-Opt-in und die Terminbuchung mit ICS-Dateien. Begrenzt ist sie auf einen Ansprechpartner und zwei Terminarten; die DSGVO-Werkzeuge sind vollständig enthalten. Kurato Pro kostet 99 Euro pro Jahr für drei Websites und hebt Ansprechpartner und Terminarten auf, ergänzt Auswertungen zu Öffnungen und Klicks, KI-Textentwürfe, einen Cockpit-Seat und Priority-Support mit Antwort binnen zwölf Stunden von Montag bis Freitag. Für Agenturen gibt es die Flotte-Stufe mit zehn Websites für 229 Euro pro Jahr. Alle Stufen stehen auf der Preisseite. Pro und Flotte sind derzeit vorbestellbar, die Free-Version ist sofort einsatzbereit.

Die Grenzen gehören zur Entscheidung: Ein automatischer Zwei-Wege-Sync mit Google Calendar oder Outlook steht noch auf der Entwicklungsliste. Kurato erzeugt ICS-Dateien, die in jeden Kalender wandern, aber ein Termin, den du direkt in Google einträgst, blockiert den Slot in Kurato nicht automatisch. Verzweigte Automations-Sequenzen sind ebenfalls in Arbeit. Vorausgesetzt werden WordPress 6.5 und PHP 8.1 oder neuer. Der Kurato-Core steht unter GPLv2. Für Terminerinnerungen per E-Mail gilt dasselbe wie für den Newsletter: Der Versand läuft über deinen eigenen Anbieter-Zugang bei Brevo, Postmark, Mailgun, SMTP2GO, Amazon SES oder klassischem SMTP. Wie dieses Prinzip beim Newsletter aussieht, steht im Beitrag über Mailchimp-Alternativen.

Vergleichstabelle

Wann sich der Wechsel nicht lohnt

Es gibt Fälle, in denen du bei Calendly bleiben solltest, und wir sagen das lieber vorher als hinterher.

Wenn dein Kalender die Wahrheit ist und ständig von außen befüllt wird. Wer den halben Tag über Einladungen aus fremden Organisationen bekommt und Termine direkt in Google oder Outlook anlegt, braucht einen echten Zwei-Wege-Sync. Ohne ihn entstehen Doppelbuchungen, und die kosten mehr Nerven als die Lizenzgebühr. Das schließt Kurato heute aus und spricht für Cal.com oder für Calendly selbst.

Wenn du gar keine eigene Website betreibst. Eine WordPress-Lösung setzt WordPress voraus. Eine Installation nur für die Terminbuchung aufzusetzen, samt Hosting, Backups und Updates, ist der teurere Weg, auch wenn die Lizenz billiger ist.

Wenn dein Team über Zeitzonen und Rundenverteilung bucht. Vertriebsteams, die eingehende Anfragen automatisch auf freie Mitarbeiter verteilen, brauchen Logik, die spezialisierte Dienste seit Jahren feilen. Das baut kein Plugin nebenbei nach.

Wenn dein aktueller Aufbau läuft und nichts kostet. Eine Terminart, ein Kalender, freie Stufe: Dann ist ein Wechsel Beschäftigungstherapie. Der richtige Zeitpunkt kommt, wenn die erste Rechnung fällig wird oder wenn die Datenschutzfrage konkret gestellt wird, etwa durch eine Kundin, die wissen will, wo ihre Angaben landen.

Häufige Fragen