Eventbrite-alternatief: aanmeldingen met QR-ticket op je eigen site

Wie een Eventbrite-alternatief zoekt, zoekt bijna altijd een van twee heel verschillende dingen. Vergelijkingslijstjes gooien het op één hoop, en daarom past het advies zelden bij je eigen situatie.

Geval één is de gratis bijeenkomst: ledenvergadering, informatieavond, open dag. Je hebt een aanmelding met plaatslimiet nodig, een bevestiging en een ordelijke deur. Voor verenigingen, koepels, scholen en brancheorganisaties is dat dagelijkse kost. Geval twee zijn betaalde tickets: concert, congres, seminar met deelnamekosten, dus geld, terugbetalingen en omboekingen.

De afweging valt anders uit. In geval één rekent Eventbrite niets, dus het kostenargument raakt kant noch wal. In geval twee heb je weinig aan zeggenschap over je gegevens als je tool geen geld kan innen.

Alle Eventbrite-cijfers komen uit de eigen helpartikelen van Eventbrite, geraadpleegd op 21.08.2026, en gelden voor uitbetalingsland Duitsland.

Geval één: de gratis bijeenkomst

Wat Eventbrite hier kost

Niets. In het feeoverzicht staat letterlijk dat, als je tickets gratis zijn, noch jij noch de kopers van je tickets enige fee betalen. Bron is het feeartikel van Eventbrite, geraadpleegd op 21.08.2026. Daarmee is het meestgehoorde argument tegen Eventbrite in geval één van tafel.

Wie toch overstapt, doet dat om twee structurele redenen. Ten eerste verzamel je de deelnemersgegevens niet zelf: wie zich aanmeldt, typt naam, adres en e-mailadres in bij een derde partij en krijgt daarvandaan de bevestiging. Ten tweede staat je evenement op een platform dat ook evenementen van anderen toont. Voor een open format is dat juist het voordeel, daarover verderop meer. Voor een ledenvergadering is het overbodig.

Waaruit een aanmelding echt bestaat

Schrijf de eis op voordat je tools vergelijkt. Zeven bouwstenen, waarvan in vergelijkingstabellen meestal maar één opduikt.

1. Plaatslimiet. De zaal heeft 80 plaatsen. Bij aanmelding 81 moet het formulier dichtgaan zonder dat iemand handmatig meetelt.
2. Wachtlijst. Afmeldingen zijn er altijd. Zonder wachtlijst blijven stoelen leeg terwijl mensen wilden komen, en je hebt een regel nodig over wie doorschuift.
3. Bevestiging met ticket. Meteen per e-mail, met datum, locatie en naam. Of daar een QR-code of een nummer in zit, is bijzaak.
4. Deurcontrole op de dag zelf. Wie bij de ingang staat, moet binnen seconden weten of deze persoon op de lijst staat en of hij al binnen was.
5. Deelnemerslijst als export. Voor naambadges, catering, presentielijst en de verantwoording aan de subsidiegever.
6. Route voor afmelden en wijzigen. Mensen zeggen af, sturen iemand anders of maken een typefout. Zonder link in de bevestiging doe je het gegevensonderhoud met de hand.
7. Verwijderen na afloop. Geen enkele tool verwijdert vanzelf zolang je geen termijn vastlegt. Een notitie in de agenda volstaat als eenvoudigste vorm.

Met deze lijst sorteer je tools in vijf minuten. Hetzelfde principe geldt voor formulieren in het algemeen, na te lezen in welke velden een formulier echt nodig heeft.

Waar je prijs in geval één werkelijk zit

Zakelijk, zonder ophef. Het privacybeleid van Eventbrite, laatst bijgewerkt op 29 juli 2026, noemt voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte Eventbrite Inc. als verantwoordelijke partij voor de via de diensten verzamelde persoonsgegevens. EU-vertegenwoordiger is Eventbrite Operations (IE) Limited in Cork. Verzameld worden naam, adres en e-mailadres, bij betaalde evenementen daarnaast betaalgegevens inclusief creditcardgegevens en factuuradres. Verwerken gebeurt in de Verenigde Staten, waar volgens het beleid de servers staan, met mogelijke verdere doorgiftes. De dekking loopt via standaardcontractbepalingen op grond van uitvoeringsbesluit 2021/914 en een certificering onder het gegevensprivacykader EU en Verenigde Staten. Voor organisatoren bestaat daarnaast een verwerkersaddendum. Bron: het privacybeleid van Eventbrite, geraadpleegd op 21.08.2026.

Dat is geen verwijt, Eventbrite legt het open op tafel. Het is een keuze met gevolgen voor jou: de verwerking hoort in je verwerkingsregister, je privacyverklaring heeft een vermelding nodig, en je zou moeten weten in welke rol Eventbrite tegenover jou staat, want het beleid spreekt uitdrukkelijk van een verantwoordelijke partij. In de EU geldt de AVG, en de nationale uitwerking verschilt per lidstaat. Dit is een duiding en geen juridisch advies. Welke stukken jouw vereniging nodig heeft, bespreek je met je privacyadviseur.

Het tegenmodel is weinig spectaculair: draait de aanmelding op je eigen WordPress-installatie, dan vervalt de doorgifte, want er is geen derde partij bij betrokken. Daarvoor ben je wel overal zelf verantwoordelijk, van de back-ups tot de bewaartermijn.

Geval twee: wat 80 tickets van 25 euro kosten

De cijfers die wij hebben nagetrokken gelden voor uitbetalingsland Duitsland, dat bij Eventbrite onder de landen met toegang tot de oude pakketten valt. Eventbrite hanteert per land andere pakketten, dus raadpleeg de feetabel van je eigen uitbetalingsland voordat je gaat rekenen. Voor Duitsland noemt de tabel, stand 21.08.2026: Essentials 5,5 % servicefee per verkocht ticket, Professional 5,5 % plus 0,99 euro per ticket, donatietickets 2 %. De servicefee wordt over de ticketprijs berekend. Welk van beide pakketten een nieuwe Duitse organisator krijgt, blijkt niet uit de openbare tabel.

Een aparte fee voor de betaalverwerking staat voor Duitsland niet in de tabel, anders dan voor de Verenigde Staten en Canada met 2,9 % van het bestelbedrag. Uitdrukkelijk uitgesloten wordt hij ook niet, dus controleer dat in je organisatie-instellingen.

De rekenstappen

Voorbeeld: een seminar met 80 plaatsen, ticketprijs 25,00 euro, ticketomzet 2.000,00 euro.

Essentials. 5,5 % van 25,00 euro is 1,375 euro per ticket. Maal 80 geeft 110,00 euro, oftewel 5,5 % van de ticketomzet.

Professional. 1,375 euro plus 0,99 euro vast bedrag is 2,365 euro per ticket. Maal 80 geeft 189,20 euro, op 2.000,00 euro is dat 9,46 %.

Het vaste bedrag is de hefboom. Bij een ticket van 25 euro is die 0,99 euro bijna de helft van de fee, bij een ticket van 100 euro zou het nauwelijks opvallen, bij een ticket van 8 euro zou het de grootste post zijn. Reken dus met het bedrag per ticket.

Wie de fee betaalt

Eventbrite schrijft: standaard worden de fees betaald door de kopers van je tickets. In het pakket Professional betaalt de koper dan 27,37 euro in plaats van 25,00 euro, bij Essentials 26,38 euro. Vink je het vakje aan waarmee de organisator de fees overneemt, dan staat hetzelfde bedrag als inhouding vóór de uitbetaling. Omzetten kan altijd, maar geldt alleen voor toekomstige bestellingen.

Een detail voor organisatoren in Duitsland: verkoop aan de kassa via de organisator-app vereist volgens Eventbrite een evenementvaluta CAD, GBP of USD, en de fee voor betaalverwerking kun je daar niet doorberekenen. Loopt je evenement in euro en wil je aan de deur verkopen, controleer dat dan vooraf.

QR-tickets versnellen de deur, meer niet

Een QR-code op een ticket is doorstroomtechniek. Hij bevat een kenmerk, het scannen vergelijkt dat met je aanmeldlijst, en de regel wordt als ingecheckt gemarkeerd. Dat scheelt per persoon een paar seconden ten opzichte van zoeken op een papieren lijst, en bij 200 gasten bepaalt het of er een rij ontstaat.

Doorgeven voorkomt de code niet. Wie zijn ticket als schermafbeelding naar drie vrienden stuurt, heeft drie even geldige codes gemaakt. Een fatsoenlijk systeem herkent de tweede scan en meldt dat er al is ingecheckt. Daarmee wint de snelste, en de rest staat te discussiëren bij de deur. Dat is doorstroming, veiligheid is iets anders.

Echte vervalsingsbestendigheid is een andere klasse. Die vraagt om tickets op naam met controle van een identiteitsbewijs, ondertekende of roterende codes in een eigen app, of controlepersoneel dat actief nakijkt. Wie gedoe aan de deur verwacht omdat het evenement uitverkocht en gewild is, heeft een ticketsysteem met toegangscontrole nodig en niet de aanmeldfunctie van een formulierplugin.

Vijf routes vergeleken

Eventbrite is bij gratis evenementen kosteloos en kost bij betaalde de hierboven berekende percentages. Het levert een organisator-app voor de deur en een platform waarop mensen je vinden die je nog niet kennen.

Meetup past bij terugkerende open bijeenkomsten rond een groep die in de loop van de tijd groeit. Het kost een organisatorabonnement waarvan wij de prijs hier niet hebben gecontroleerd. Voor een eenmalige vakbijeenkomst met beperkte plaatsen is het format verkeerd, want bij Meetup is de groep het product.

Google Forms met een spreadsheet kost niets extra als er een Google-account is en staat in tien minuten. Het breekt op plaatslimiet, wachtlijst en deur: een formulier telt niet mee, een spreadsheet stuurt geen bevestiging met ticket, en bij de deur zit iemand met een laptop te scrollen. Voor 20 aanmeldingen kan het, vanaf 60 wordt het vervelend.

Een gespecialiseerde evenementenplugin voor WordPress heeft het grootste bereik aan functies, van herhalende data via zaalplattegronden en ticketcategorieën tot betaalkoppelingen, meestal als gratis versie met betaalde modules. De prijs is werk, want dit is ticketsoftware om in te richten en te onderhouden. Wie twee keer per jaar een informatieavond houdt, is de bediening de volgende keer vergeten.

Leadlotse is onze eigen formulierplugin, dus hier met open vizier. De evenementaanmelding is een van de acht doelsjablonen en levert plaatslimiet, QR-tickets, incheckpagina en deelnemersexport. Daarachter zit het gebruikelijke formuliergereedschap met tien veldtypes, double opt-in en lokale spambescherming. Elke aanmelding komt in de aanvragen-inbox met zoekfunctie, en zowel die inbox als de CSV-export zitten al in de gratis versie.

De grenzen horen erbij. Leadlotse doet geen betaalverwerking en is voor geval twee dus niet de juiste tool. Een eigen wachtlijstfunctie is er evenmin, in de praktijk lost men dat op met een tweede formulier. Zaalplattegronden en ticketcategorieën horen bij de gespecialiseerde plugin.

De Leadlotse-prijzen zijn exclusief btw, stand 21.08.2026, alle niveaus staan op de prijspagina. Dezelfde grondvraag komt terug bij de vergelijking met formuliertools die per antwoord afrekenen.

De deur op de dag zelf, als er in de zaal geen bereik is

Deze vraag komt in geen enkele vergelijking voor en in de praktijk elke keer. Verenigingsgebouwen, gymzalen en vergaderruimtes in oude panden hebben één ding gemeen: het mobiele netwerk komt tot de deur en daarna niet meer. Elke oplossing die bij de ingang een server bevraagt, staat dan stil, of die server nu in Californië staat of bij je hoster in Hamburg.

1. Bereik vooraf testen, in de ruimte. Op de plek waar de aanmeldtafel komt te staan, niet de dag ervoor vanuit kantoor.
2. Deelnemerslijst uitprinten, alfabetisch. Papier heeft geen bereik en geen accu nodig. Twee kolommen volstaan: naam en een vakje om af te vinken.
3. Hotspot als eerste terugvaloptie. Een tweede telefoon bij een andere aanbieder dekt vaak precies dat gat.
4. Later invoeren in plaats van weigeren. Werkt niets meer, dan vink je op papier af en voer je de check-ins daarna in.

Dat geldt voor alle vijf routes gelijk. Of een organisator-app offline doorwerkt, staat in de documentatie daarvan en is hier niet gecontroleerd. Vertrouw er niet op zonder het één keer in vliegtuigmodus geprobeerd te hebben.

Wanneer Eventbrite de betere keuze blijft

Als gevonden worden het eigenlijke doel is. Je wilt mensen bereiken die je nog niet kennen. Daarvoor is een platform gebouwd: zoekverkeer, consumentennieuwsbrief, eigen advertentiekanalen. Een aanmeldpagina op je eigen site bereikt je lezers en verder niemand.

Als er echte ticketverkoop met terugbetaling is. Betaling, restitutie, omboeken naar een andere datum, facturen, annulering vlak voor de deur. Een aanmeldoplossing zonder betaalverwerking vervangt dat niet, dan is de enige vraag nog welk platform.

Bij zeer grote evenementen met personeel bij de ingang. Zodra meerdere mensen tegelijk scannen en de toeloop in golven komt, heb je beproefd gereedschap voor meerdere gebruikers nodig. Voor grote of complexe evenementen verwijst Eventbrite naar maatwerkpakketten op aanvraag.

Alles daaronder is geval één: de informatieavond met 80 plaatsen, de workshop, de ledenvergadering. Daar kost Eventbrite je geen geld, en dus beslis je op de deelnemersgegevens en op het werk dat het kost.

Veelgestelde vragen