Calendly-alternatief: afspraken inplannen zonder externe dienst

De meeste websites geven klantgegevens niet voor het eerst uit handen via de nieuwsbrief, maar via de afsprakenplanner. Het verloop is onopvallend: iemand klikt op "Afspraak maken", belandt op een vreemd domein en vult naam, e-mailadres, telefoonnummer en vaak nog een korte toelichting in. Pas daarna verschijnt de afspraak in jouw agenda. Die omweg valt niemand op, want hij werkt. Hij betekent wel dat een Amerikaanse aanbieder elke aanvraag kent voordat jij hem kent, inclusief de vraag wie hoe vaak met je wil spreken.

De tweede aanleiding is banaler: de prijs. Zolang je één afspraaktype en één agenda hebt, volstaat het gratis niveau van Calendly. Zodra je kennismaking en vervolgafspraak wilt scheiden, een tweede agenda koppelt of er een collega bij komt, wordt er per persoon per maand afgerekend. Dit artikel zet de alternatieven op een rij en benoemt bij elk daarvan de grens.

Alle prijzen zijn nettoprijzen, stand begin augustus 2026. Aanbieders wijzigen hun tarieven vaak, controleer daarom vóór een beslissing de actuele prijspagina.

Waar Calendly-gebruikers tegenaan lopen

1. De gegevens maken een omweg

Bij elke externe boekingspagina ontstaat er een gegevensrecord bij de aanbieder, niet bij jou. Bij therapie, advies, belastingzaken of zorg is de vraag in het vrije tekstveld op zichzelf al gevoelig. Formeel is dat af te dekken met een verwerkersovereenkomst en de juiste vermeldingen in het verwerkingsregister, maar het blijft werk, en er blijft een derde land in het spel. Wie zich toch al met het verwante onderwerp toestemmingen bezighoudt, ziet dat cookie-consent en AVG dezelfde vragen stellen: wie verwerkt welke gegevens, waar, en op welke grondslag.

2. De prijs springt op de verkeerde plek

Afspraken inplannen wordt zelden stap voor stap ingewikkelder, maar in één klap. Een studio neemt een tweede behandeling in het programma op, een kantoor neemt een collega aan, een coach scheidt kennismakingsgesprek en sessie. Uit één gratis toegang worden er dan drie betaalde, zonder dat het boekingsvolume is veranderd.

3. Het boekingsformulier hoort niet bij de website

Externe boekingspagina's hebben hun eigen vormgeving, hun eigen taal en hun eigen cookie-logica. De bezoeker verlaat jouw site precies op het moment dat hij het meest koopbereid is. Insluiten kan, maar kost je een extra derde partij in de consent-banner.

De alternatieven in detail

BookingPress: de afsprakenspecialist voor je eigen WordPress

Als het je eerst en vooral om het inplannen van afspraken gaat, is BookingPress in de WordPress-wereld de meest complete kandidaat. De plugin blijft volledig in je installatie: afspraken, diensten, categorieën en medewerkers staan in je eigen database, en er gaat niets naar een externe dienst. Precies het punt waarop Calendly klantgegevens de deur uit doet, valt hier weg.

Het functieaanbod is het breedste in deze vergelijking: onbeperkt veel diensten en afspraaktypen, medewerkers met eigen werktijden, vrij in te richten boekingsformulieren, kortingsbonnen, btw-tarieven en een aanpasbare boekingsassistent voor Gutenberg, Elementor en WPBakery. Betalen gebeurt direct in het boekingsproces via meer dan twintig betaalproviders, een tweewegsynchronisatie met Google Calendar is ingebouwd, herinneringen gaan per e-mail, sms en WhatsApp de deur uit, en videoafspraken worden automatisch aangemaakt via Zoom of Google Meet. Er is een blijvend gratis versie in de directory; de Standard-licentie begint bij 89 Amerikaanse dollar per jaar voor één website, het Professional-niveau bij 139 voor drie, stand 6 september 2026.

De eerlijke plaatsbepaling, omdat die bij de keuze hoort: BookingPress is een specialist, en dat is hier een sterkte. Het plant afspraken uitstekend, maar is bewust geen CRM en geen nieuwsbrieftool. Wie na de boeking met het contact verder wil werken, combineert het met andere plugins of kiest een geïntegreerde oplossing zoals onze Kurato verderop. Wie daarentegen precies één ding zoekt, namelijk een volwassen afsprakenplanner in het eigen WordPress die zuinig met gegevens omgaat, vindt hier op dit moment de meest afgeronde weg daarheen. We hebben de plugin in detail bekeken: onze uitgebreide BookingPress-test, in het Engels.

Cal.com: de open variant

Cal.com is de open source tegenhanger van Calendly en functioneel de sterkste kandidaat in het veld: afspraaktypen, rondverdeling binnen het team, buffers, workflows, veel koppelingen. Je kunt het als clouddienst afnemen of zelf hosten. Precies daar zit het addertje: zelf hosten betekent een Node-applicatie met een eigen database, niet iets wat je even in WordPress installeert. Dus server, deployment, updates en monitoring. Wie die infrastructuur toch al beheert, krijgt veel gereedschap voor weinig geld. Wie dat niet doet, ruilt een maandelijkse rekening in voor een bijproject. Gebruik je de cloudvariant, dan zit je weer bij een externe dienst, alleen bij een opener exemplaar.

TidyCal en SavvyCal: slank en goedkoop

Deze klasse gereedschappen valt de prijs aan, niet het principe. TidyCal wordt regelmatig als eenmalige betaling aangeboden, SavvyCal scoort met een bediening waarbij gast en gastheer hun agenda's over elkaar heen kunnen leggen. Beide zijn aangenaam rustig en voor individuen met overzichtelijke eisen ruimschoots voldoende. Wat ze niet oplossen: het boeken loopt nog steeds via een externe aanbieder, de contactgegevens liggen daar, en de privacydocumentatie blijft dezelfde klus als bij Calendly. Je bespaart geld, geen papierwerk.

Amelia en LatePoint: boeken met personeel en resources

Deze twee WordPress-plugins mikken op dienstverleners met een bedrijf: salons, praktijken, werkplaatsen, studio's. Medewerkers met eigen werktijden, ruimtes en apparatuur als boekbare resources, aanbetalingen via een betaaldienst, groepsafspraken. Het boeken gebeurt in je eigen WordPress, de gegevens blijven in jouw database. De prijs daarvoor zijn omvang en licentiekosten: beide brengen uitgebreide eigen datastructuren mee die zich diep in de installatie nestelen, en beide worden betaald via jaar- of lifetime-licenties. Voor een adviseur met twee gespreksvormen is dat veel te veel machine. Voor een bedrijf met vijf medewerkers en drie behandelkamers is het precies goed.

Simply Schedule Appointments: de slanke WordPress-weg

Simply Schedule Appointments is het rustige tegenontwerp van Amelia en LatePoint. Het gratis niveau dekt eenvoudige afspraaktypen met beschikbaarheidsvensters af en is in een krap half uur ingericht. De installatiewizard is de beste in het veld. Alles wat daarboven uitgaat, zit in de betaalde niveaus: meerdere medewerkers, betalingen, formulierkoppelingen, agendasynchronisatie. Als je een boekingsfunctie in je eigen WordPress nodig hebt en verder niets, is dat de kortste weg daarheen.

Kurato: afspraken als onderdeel van het CRM

Voor de duidelijkheid: Kurato is onze eigen plugin. Het is geen zuiver boekingsgereedschap, maar een marketing-CRM voor WordPress. Contacten met tags en segmenten, een sales-pipeline als kanbanbord, nieuwsbrieven met dubbele opt-in en het inplannen van afspraken liggen in hetzelfde systeem en in je eigen WordPress-database. Naar hafenstudios stromen geen gegevens. Het praktische verschil blijkt na de boeking: wie een afspraak boekt, is daarna een contact met een tag dat je de pipeline in kunt trekken, in plaats van een regel in een tweede gereedschap die je ooit met de hand overtypt.

De gratis versie kost blijvend niets en bevat onbeperkte contacten, tags en lijsten, de sales-pipeline, de nieuwsbrief met dubbele opt-in en het inplannen van afspraken met ICS-bestanden. Ze is beperkt tot één contactpersoon en twee afspraaktypen; de AVG-gereedschappen zitten er volledig in. Kurato Pro kost 99 euro per jaar voor drie websites en heft de grens op contactpersonen en afspraaktypen op, voegt statistieken over openingen en kliks toe, AI-tekstvoorstellen, één cockpit-seat en priority support met antwoord binnen twaalf uur van maandag tot en met vrijdag. Voor bureaus is er het Vloot-niveau met tien websites voor 229 euro per jaar. Alle niveaus staan op de prijspagina. Pro en Vloot neem je direct af, de gratis versie is direct inzetbaar.

De grenzen horen bij de beslissing: een automatische tweewegsynchronisatie met Google Calendar of Outlook staat nog op de ontwikkellijst. Kurato maakt ICS-bestanden die in elke agenda passen, maar een afspraak die je rechtstreeks in Google zet, blokkeert het tijdslot in Kurato niet automatisch. Vertakte automatiseringsreeksen zijn eveneens in de maak. Vereist zijn WordPress 6.5 en PHP 8.1 of nieuwer. De Kurato-core valt onder de GPLv2. Voor afspraakherinneringen per e-mail geldt hetzelfde als voor de nieuwsbrief: de verzending loopt via je eigen aanbiederstoegang bij Brevo, Postmark, Mailgun, SMTP2GO, Amazon SES of klassieke SMTP. Bij de nieuwsbrief werkt dat precies zo: jij kiest de verzenddienst en houdt die toegang in eigen hand.

Vergelijkingstabel

Wanneer een overstap niet loont

Er zijn gevallen waarin je beter bij Calendly kunt blijven, en dat zeggen we liever vooraf dan achteraf.

Als jouw agenda de waarheid is en voortdurend van buitenaf gevuld wordt. Wie de halve dag uitnodigingen uit andere organisaties krijgt en afspraken rechtstreeks in Google of Outlook aanmaakt, heeft een echte tweewegsynchronisatie nodig. Zonder die synchronisatie ontstaan dubbele boekingen, en die kosten meer zenuwen dan de licentievergoeding. Dat sluit Kurato vandaag uit en pleit voor Cal.com of voor Calendly zelf.

Als je helemaal geen eigen website hebt. Een WordPress-oplossing veronderstelt WordPress. Een installatie opzetten alleen om afspraken in te plannen, inclusief hosting, back-ups en updates, is de duurdere weg, ook al is de licentie goedkoper.

Als jouw team over tijdzones en rondverdeling boekt. Salesteams die binnenkomende aanvragen automatisch over vrije medewerkers verdelen, hebben logica nodig waar gespecialiseerde diensten al jaren aan schaven. Dat bouwt geen plugin er even bij na.

Als jouw huidige opzet werkt en niets kost. Eén afspraaktype, één agenda, gratis niveau: dan is een overstap bezigheidstherapie. Het juiste moment komt zodra de eerste rekening opduikt of zodra de privacyvraag concreet gesteld wordt, bijvoorbeeld door een klant die wil weten waar haar gegevens belanden.

Veelgestelde vragen